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Il sistema di catalogazione 
Tutto il materiale che perviene all'Archivio, sia quello destinato al concorso annuale, sia le altre sezioni, viene schedato a cura dei collaboratori, personale e lettori volontari che compilano tutte le voci utili per favorire la ricerca da parte dell'utenza. Si tratta di un lavoro imponente perché i testi non sono uniformi ed è complesso rendere gli argomenti il più possibile oggettivi. Ci si avvale del Soggettario Nazionale in uso presso le Biblioteche al quale viene affiancato un elenco di termini denominato "parole chiave", non perché questi termini abbiamo più peso rispetto ai soggetti ma perché non compresi nel suddetto Soggettario. La scheda contiene una quarantina di voci che evidenziano autore, sesso, data di nascita, professione, titolo dell'opera, consistenza, genere, provenienza geografica, abstract, soggetti, parole chiave, luoghi citati, eventi o personaggi straordinari, estremi cronologici del racconto, descrizione del manoscritto se esistente in Archivio, tempo della scrittura e molto altro. L'abstract è redatto, su indicazione di Saverio Tutino, cercando di mantenere oggettività sul testo, affinché tutti gli scritti conservati presso l'Archivio siano catalogati per la loro unicità.
La ricerca sul catalogo evidenzia una sintesi di ogni scheda che può essere navigata nel dettaglio cliccando su "scheda completa". 


Sezione concorso 
La catalogazione del materiale in concorso avviene contestualmente alle fasi di selezione del Premio Pieve.
I testi però non sono disponibili per la consultazione fino a che la stessa selezione non sarà conclusa e le opere non saranno depositate in Archivio (orientativamente luglio di ogni anno).
La catalogazione di questa sezione è iniziata nel 1991. Grazie a un contributo speciale erogato dal Ministero dei Beni culturali - Ufficio centrale dei beni archivistici - l'Archivio ha potuto realizzare l'informatizzazione dei testi pervenuti fino al 1991. L'aggiornamento della schedatura di questa sezione è garantito anno per anno. Il catalogo di tutti i testi del concorso, dal 1985 ad oggi è consultabile online dal sito dell'Archivio al link https://catalogo.archiviodiari.it/.
Utile informazione per i ricercatori è che i testi del concorso, oltre ad avere un livello di lettura più ampio degli altri perché affidati alla commissione di selezione, possono aver avuto approfondimenti che può valer la pena ricercare per avere più informazioni possibili. Ad esempio tutti i finalisti hanno un riassunto approfondito, tutti i vincitori sono stati pubblicati quindi hanno un libro che li rappresenta (anche se esaurito per l'acquisto è reperibile nella Biblioteca Adn) e una motivazione da parte della Giuria nazionale che vale la pena leggere. Molti volumi fra quelli del concorso sono stati oggetto di progetti editoriali o di altra natura. Si consigllia di visionare sempre anche le informazioni bibliografiche poiché tutte le pubblicazioni citate in bibliografia sono conservate e consultabili nella Biblioteca dell'Archivio. 
Nella collocazione i testi che hanno partecipato al concorso si evidenziano per l'anno riportato dopo la barra. Esempio la collocazione MP/86 è relativa a una  Memoria Personale che ha concorso nel 1986.

Sezione Adn 
La sezione Adn comprende testi che non hanno partecipato al Premio Pieve, per volontà degli autori o degli eredi, oppure perché l'autore è sconosciuto, o anche per motivi di riservatezza o perché il testo è in lingua straniera, da trascrivere, o per altre motivazioni. Alcuni testi di questa sezione sono esclusi dalla consultazione per espressa volontà dell'Autore.
Nella collocazione i testi di questa sezione sono evidenziati dall'acronimo Adn dopo la barra. Esempio la collocazione MG/Adn è relativa a una Memoria di Guerra depositata in Archivio ma che non ha concorso al Premio Pieve. 


Sezione Testimonianze 
In questa sezione sono raccolti testi, che per l'estrema brevità non hanno potuto partecipare al concorso. La sezione delle testimonianze è stata aperta nel 1988. In precedenza anche i testi brevi facevano parte della raccolta di scritti destinati al Premio.
Nella collocazione i testi di questa sezione sono evidenziati dalla lettera T dopo la barra. Esempio la collocazione DP/T3 è relativa a un Diario Personale depositato fra le Testimonianze e indica un testo che non ha concorso al Premio Pieve. 


Biblioteca Adn 
La Biblioteca dell'Archivio è divenuta uno strumento significativo di supporto per gli studi condotti in sede. Per tutti gli aggiornamenti si rimanda quindi alla pagina del sito relativa, appunto, alla Biblioteca: http://www.archiviodiari.org/index.php/biblioteca.html
Per consultare l'elenco completo dei volumi catalogati nella Biblioteca dell'Archivio diaristico nazionale si rimanda al sito della Rete Documentaria Aretina: 
elenco di tutti i volumi della Biblioteca Adn


Sezione fuori concorso (non catalogata)

I testi che non partecipano al Premio e che non possono essere inseriti nella Biblioteca Adn, vengono conservati in una particolare sezione, denominata "fuori concorso". Raccolte di poesie, romanzi, scritti in terza persona (fino alla selezione del 2002 questi testi non venivano ammessi al premio), biografie, soggetti cinematografici o quanto altro possa essere considerato autobiografico dall'autore, ma non dall'Archivio di Pieve, confluisce in questa sezione.
 Per questi scritti non esiste ancora una catalogazione, ma solo una divisione sommaria per ordine alfabetico.



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